Agilni pristopi zagovarjajo tezo, da je najučinkovitejši način prenosa informacij neposredna osebna komunikacija. Učinkovitost različnih medijev nam predstavlja spodnja tabela. Kolokacija
Konstantno (in učinkovito) komunikacijo zagovarja prva vrednota Agilnega manifesta:
“Individuals and interactions over processes and tools”
Kolokacija
Za zagotovitev najučinkovitejšega tipa komunikacije znotraj teama in med teami, Agilni pristopi priporočajo kolokacijo. V praksi to pomeni, da člani teama delajo v skupnem prostoru. To vključuje tako razvojnike, kot Scrum Mastra in Product Ownerja.
Saab, ki je z Agilnim pristopom razvil enega najkompleksnejših produktov – lovsko letalo Gripen – je primer takšne kolokacije. Teami so zaradi svoje multidisciplinarnosti bili pogosto locirani neposredno ob prototipu letala. Piloti so bili del teamov, ki so razvijali simulator letenja ali planirali cockpit.
V Agilni proizvodnji so multidisciplinarni teami pravtako pogosto locirani v istem prostoru kot proizvodnja.
Nivo sodelovanja, kot ga zagotavlja kolokacija, seveda s člani teamov, ki delajo na daljavo ni mogoča.
Osmotska komunikacija (učenje)
Ena od prednosti kolokacije je osmotska komunikacija. To je nezavedno učenje, ki so mu izpostavljeni člani teama, kadar delajo v odprtem skupnem prostoru.
Praksa je pokazala, da začetnik, ki sedi v bližini izkušenega razvojnika, napreduje hitreje, kot če bi delal sam ali skupaj z ostalimi začetniki. Razlog za to ni samo coaching ali mentorstvo, ki ga nudi izkušeni razvojnik, ampak tudi sprotno prejemanje informacij, ki niso neposredno namenjene slušatelju. Tak primer je način reagiranja na probleme, odnos do dela, način in širina komunikacije z deležniki, čas, ki se ga posveti določeni fazi razvoja, pogostost sestankov, pogostost testiranja ipd..
Scaled Agile frameworka LeSS in Scrum@Scale gresta celo tako daleč, da kot alternativo kreiranju distribuiranih teamov, predlagata:
- Dodatno izobraževanje članov kolociranih teamov, za zapolnitev vrzeli v znanju. Kljub temu, da je to znanje že na voljo pri morebitnih dislociranih članih. Čas in strošek za izobraževanje naj bi se hitro povrnila z izkoristkom prednosti polno kolociranega teama.
- Segmentiranje produktov ali samostojnejših delov enega produkta po fizičnih lokacijah organizacije. Overhead koordinacije med segmenti je ponovno poplačan s prednostmi kolokacije.
Osmotskega učenja se ne prepušča slučaju. Delovni prostor je potrebno urediti na način, ki omogoča osmotsko komunikacijo. Pravtako je potrebno razmisliti katere teame bi bilo najkoristneje locirati skupaj. Agilni razvojni teami pogosto delajo za večjo skupno mizo z možnostjo izolacije v sosednjem prostoru (Caves and Commons).
“Osmotski” razmislek je posebej koristen pri uvajanju, ko novega zaposlenega lociramo v bližino izkušenih članov teama z znanji, ki jih novinec potrebuje. Nenazadnje ta, dodatni način prenosa informacij, delno razbremeni tudi mentorja.
Na splošno bi lahko prednosti osmotske komunikacije povzeli tako:
- Omogoča nevsiljivo razširjanje informacij znotraj teama
- Pomaga pri zgodnejšem odkrivanju napak
- Znižuje potrebo po usklajevanju dejavnosti v teamu
- Omogoča pogostejši feedback
- Omogoča boljše razumevanje osebnostnih lastnosti in življenjskih situacij ostalih članov teama
Dileme glede kolokacije in osmotske komunikacije
Osmotska komunikacija ne more zamenjati formalnih komunikacijskih kanalov in Agilnih ceremonij. Je le njihovo dopolnilo. Organizacija se ne more zanašati na to, da se bo na primer neka nova politika med zaposlenimi “že nekako” razširila. Tak vzorec bi na primer lahko nakazoval, da management ne želi prevzeti potencialne odgovornosti za spremembo, ki jo je delegiral.
Osmotska komunikacija in učenje sta bonus, ki ga nudi kolokacija, ne nadomestilo namenske komunikacije.
Druga dilema, ki se pojavlja glede kolokacije teamov, pa je vprašanje same kolokacije – se pravi odprtih pisarn. Ali te zaposlenim v resnici prinašajo prednosti. Tukaj naredimo korak nazaj. Predpostavljamo, da je osmotska komunikacija koristna, vprašanje pa je, ali to odtehta morebitne negativne aspekte dela v odprti pisarni.
V današnjem času si težko predstavljamo razvojno organizacijo, kjer bi vsak član teama imel lastno pisarno. Osebno ne poznam nobene. Že sam koncept se nam zdi tuj.
Organizacije so odprte tlorise začele uvajati po drugi svetovni vojni, ker je na ta način bilo mogoče na isto kvadraturo stisniti več delovnih mest. Najem poslovnih prostorov pa predstavlja precejšen strošek. Logika je razumljiva.
V desetletjih, ki so sledila je poslovni model večine organizacij evolviral iz “command and controll” v bolj demokratične oblike vodenja. Odprte pisarne pa so ostale. Legitimno vprašanje je, ali je tak tloris še v skladu s sodobnimi potrebami.
V zadnjih letih je bilo narejenih par študij glede ustreznosti odprtih pisarn. Navajam nekaj presenetljivih ugotovitev:
- Zaposleni dnevno v povprečju izgubijo 86 minut zaradi motečih zunanjih vplivov (vir).
- 9 od 10 zaposlenih doživlja višji nivo stresa. Prisotna je večja pogostost visokega krvnega tlaka in višja fluktuacija zaposlenih.
- 95% zaposlenih si pri delu občasno želi več zasebnosti. Samo 41% jo ima.
- 62% več bolniških izostankov (vir)
- 15% nižja produktivnost
- 32% nižje splošno zadovoljstvo zaposlenih
Po drugi strani pa...
…ponovno študije. Naslednje opisujejo prednosti Agilnih pisarn. Kolokacija ni avtomatično Agilna pisarna. Te sicer zagovarjajo kolokacijo zaposlenih, a poleg tega dodajajo tudi elemente kot so “Caves” – prostori za delo v izolaciji, večje skupne prostore za izvajanje ceremonij in podobno. Ideja in implementacija Agilne pisarne je izven obsega tega članka, natančneje jo spoznamo na tečaju Agile & Lean for Developers.
Študije glede prednosti Agilnih pisarn pa pravijo naslednje:
2022 Gartner:
- 34% višja produktivnost zaposlenih
- 30% večja angažiranost zaposlenih
2021 Steelcase:
- 40% manj časa porabljenega za iskanje prostora za sestanek
- 28% nižji stres zaposlenih
2022 Lessman:
- 22% višja retenca zaposlenih
2023 CBRE:
- 30% nižji stroški najema pisarn
Zaključek
Če želimo izkoristiti prednosti osmotske komunikacije in učenja, moramo člane teamov kolocirati. Kolokacija sicer ima potencialno negativen vpliv na zaposlene, vendar se s pravilno izvedbo v smeri Agilne pisarne, ti vplivi izničijo, oz. obrnejo v pozitivno smer.
Prednosti kolokacije so prisotne tudi v formalnih komunikacijah, saj je osebna komunikacija daleč najučinkovitejši komunikacijski medij. Organizacijsko pa se prednosti kolokacije kažejo tudi v nižji odločitveni latenci, ki je pogosta ovira Agilnega načina delovanja.
