Veliki korporativni sistemi pogosto težijo k standardizaciji projektnih pristopov. Včasih je to upravičeno in poenostavi procese, včasih pa je posledica nezaupanja in želje po nadzoru. Rezultat je odvisen od okoliščin, kot so na primer diverzifikacija produktnega in storitvenega portfelja, geografske razpršenosti, zakonodajnih okvirov in razpoložljivosti sredstev. PM²
Državne uprave in mednarodne organizacije se srečujejo z vsemi omenjenimi izzivi in jim dodajajo še nekaj svojih, kot so na primer lokalna podpora iniciativam, različni politični interesi in korupcija.
V takšnem okolju je uvedba enotne projektne metodologije (kljub koristim, ki jih lahko prinese), zelo zahtevna naloga. Po eni strani mora takšna metodologija vzpostaviti trdno hierarhijo odločanja in odgovornosti. Po drugi strani pa se zavedati, da živimo v 21. stoletju in, da je vodenje uspešnih tehnoloških iniciativ v resnici antiteza hierarhije in poročanja.
Evropska Komisija se je teh izzivov zavedala že pred skoraj dvajsetimi leti in je v ta namen sponzorirala razvoj projektne metodologije, ki so jo poimenovali PM² (PM square).
Evolucija metodologije
Waterfall faza
Razvoj PM² se je začel leta 2007 znotraj Evropske Komisije, kot interni pristop za upravljanje IT projektov. Razlog je bila potreba po enotni, pragmatični in lahki metodologiji, prilagojeni kompleksnemu institucionalnemu okolju EU. To takrat ni bilo ustrezno pokrito niti s PRINCE2 niti s PMBOK. Leta 2008 je bila predstavljena prva različica PM², nato pa leta 2009 pilotno uporabljena v izbranih projektih Evropske komisije in podprta z internimi izobraževanji.
Agilni dodatek
Leta 2014 je Evropska Komisija predstavila Agile@EC (kasneje PM²‑Agile), ki je obstoječim PM² okvirom dodal agilne principe za vodenje tehnoloških razvojnih projektov. Šele s tem dodatkom je PM² v resnici postal primeren za vodenje IT projektov – za kar je bil mišljen že od samega začetka. V praksi se je na tej točki operativni PM² pristop razcepil na dve veji:
- PM² za vodenje klasičnih projektov, kot na primer gradnja železnic ali mostov
- PM²-Agile za vodenje razvojnih projektov predvsem v IT sferi
Glede na svoj prevladujoči interes, se bom v članku osredotočil predvsem na PM²-Agile.
Odprti standard
Ključen trenutek v zgodovini PM²-Agile je bilo leto 2016, ko je Evropska komisija pod odprto licenco izdala “PM² Guide – Open Edition“. S tem je PM²:
- postal prosto dostopen javnosti,
- presegel ozki okvir institucij EU,
- postal uporaben za države članice, njihove javne uprave, izvajalce in zasebni sektor.
Ta pobuda, znana kot Open PM², se je formalno razširila leta 2017, ko je Komisija začela aktivno spodbujati zunanjo uporabo metodologije.
PM² Alliance
Leta 2018 je izšla PM² Guide v3.0 in bila organizirana prva Open PM² konferenca. Isto leto je bila ustanovljena PM² Alliance, neodvisna mednarodna skupnost praktikov, ki podpira izmenjavo znanja, dogodke in širjenje metodologije izven Evropske Komisije. V tem obdobju je PM² dobila podporo evropskih programov (ISA², pozneje Digital Europe), kar je utrdilo njeno vlogo evropskega referenčnega projektnega standarda.
Kaj sta PM² in PM²-Agile
Glede waterfall in agilnih praks PM² in PM²-Agile ne prinašata ničesar novega. Sta le jasna, in jedrnata opisa PMP projektnega pristopa za waterfall ter Scrum in Lean praks za agilni pristop.
Par primerov iz PM²/PM²-Agile:
- Waterfall se deli na faze iniciacije, planiranja, izvedbe zaključevanja in nadzora
- Uporablja uveljavljene waterfall prakse kot na primer WBS, medfazna vrata, projektni plan, RASCI matrike, risk plan ipd.
- Agilni timi so sestavljeni podobno kot Scrum timi, le da so nekatere vloge poimenovane drugače:
- Razvijalec – Agile Team Member (ATeM)
- Scrum Master – Team Coordinator (TeCo)
- Product Owner – Product Owner (PrOw)
- Arhitekt – Architecture Owner (ArOw)
- Agilni timi iterativno razvijajo prototipe in MVPje, ocenjujejo velikost delovnih paketov s planning pokrom, na koncu iteracij izvajajo demote produktnih inkrementov ipd.
Poleg tega PM² dodaja še organizacijsko nadgradnjo za program in portfelij management.
Zakaj verjamem, da je PM² uporabna metodologija?
Resnična novost, ki jo pristop prinaša v projektni svet je temeljna organizacijska struktura, ki je skupna tako za PM² kot za PM²-Agile.
V tej strukturi so agilne razvojne prakse, kot na primer Scrum, zastopane v okviru Project Core Team (PCT). Product Discovery prakse, ki podpirajo agilni razvoj in zagotavljajo, da ima produkt poslovno vrednost, pa se prakticirajo na vseh treh spodnjih nivojih.
PM² agilne prakse integrira v tradicionalno hierarhično organizacijo državnih organov. Čeprav ni idealna, je po mojem mnenju ravno temeljna PM² organizacijska struktura tista, ki pristop pozicionira kot najboljšega kandidata za uvajanje agilnih procesov v projekte državne uprave. Na prvi pogled se struktura mogoče zdi kompleksna, a je mnogo preprostejša, kot na primer SAFe, ki je njen korporativni konkurent.
Vloge zastopane v PM² so naslednje:
PM² se pozicionira kot fleksibilni projektni okvir, ki se prilagaja organizacijskim potrebam. Po mojem mnenju se bo vsaj pri manjših in srednje velikih IT razvojnih projektih nekaj opisanih vlog pogosto združevalo v eno samo.
- Na naročnikovi strani se bojo odgovornosti Project Ownerja, Business Managerja in Product Ownerja, zaradi racionalnosti verjetno združile v eno samo.
- Na izvajalčevi strani, se bosta združevali odgovornosti vlog Solution Providerja (to je oseba, ne organizacija) in Project Managerja. V skrajnem primeru, pa bo ta oseba prevzela tudi vlogo Scrum Mastra.
Realnost PM² adopcije
Izven okvirjev Evropskih inštitucij, v javnih upravah držav članic, PM² še ni tako razširjen kot bi to želela Evropska Komisija. Najdlje na tej poti je Poljska, ki ji s posameznimi iniciativami sledi tudi Grčija.
Kot posledico vzpodbujanja uporabe PM²-Agile pristopa, so določene države članice uspele v zakonodajo, ki pokriva javne nabave vključiti tudi specifike agilnega projektnega pristopa. Njihova značilnost je na primer inkrementalno financiranje in ocenjevanje uspešnosti iniciativ na podlagi KPIjev generirane poslovne vrednosti, ne pa količine realiziranih funkcionalnosti rešitve. Primernost zakonodaj članic za “inovacijsko naročanje” opisuje 2024 poročilo Evropske Komisije, ki Slovenijo uvršča na 18. mesto.
Sklep
PM²-Agile je zaradi svoje edinstvene strukture dobra osnova za vodenje kompleksnih IT razvojnih iniciativ v državni upravi. Vsebuje vse elemente, ki agilne pristope delajo učinkovite tako na čisto razvojni kot na produktni strani.
V času, ko Evropa ponovno vzpostavlja svojo suverenost, je enoten projektni pristop zaželeno orodje pri optimizaciji nujno potrebnih razvojno inovacijskih iniciativ.
